Département
Thèses d'exercice de médecine

Faculté de Médecine Henri Warembourg

Soutenir sa thèse

Il est essentiel d’anticiper en se présentant aux bureaux des thèses plus de 3 mois avant une date souhaitée de soutenance de thèse, car cette date doit faire consensus avec la disponibilité des salles de soutenance (environ 400 thèses par an sur quatre salles) et les agendas des membres du jury. Il faut si possible éviter les mois de septembre et d’octobre surchargés pour l’occupation des salles de thèses

Fixer la date de soutenance

Réservation précoce de la date et du lieu de soutenance
Il est essentiel d’anticiper les démarches de réservation avec le Bureau des thèses plus de 3 mois avant une date souhaitée de soutenance de thèse, car cette date doit faire consensus en fonction de la disponibilité des salles de soutenance (environ 500 thèses par an sur quatre salles) et des agendas des membres du jury.

Période
Les soutenances ont lieu durant l’année universitaire, de la mi-septembre à la mi-juillet. Sont exclus les jours fériés et les vacances de Noël-Nouvel an (périodes pendant lesquelles la Faculté est fermée). Elles se déroulent du lundi au vendredi à 14h, 16h ou 18h selon la disponibilité des salles.
Il faut si possible éviter les mois de juin, septembre et octobre qui sont des périodes surchargées.

Lieu
Les soutenances se déroulent dans les salles des thèses du Pôle Formation (3 salles entre 40 et 50 places) ou celle du Pôle Recherche (100 places) en fonction de leur disponibilité aux dates souhaitées.
Si les dates choisies ne conviennent pas, prévenir le plus tôt possible le Bureau des thèses pour libérer les créneaux et les rendre disponibles pour d'autres candidats.
Si l’une des dates choisies convient, la confirmer par mail à theses-diplomes-medecineuniv-lillefr  et remplir les documents nécessaires. Ils sont téléchargeables dans l’onglet Thèses du site de la Faculté.

Préparer sa soutenance

Le directeur de thèse et l’étudiant sont responsables de l’absence de plagiat. Pour s’en assurer,   la   Faculté  dispose  d’un  logiciel  anti-plagiat.  Le  plagiat,  lorsqu’il  n’est  pas intentionnellement frauduleux, est principalement lié à l’absence de références au texte, aux figures ou tableaux recopiés intégralement ou en partie (dans ce cas, précisez par exemple: « adapté à partir de ...+ la référence »). Il faut toujours référencer ces sources !

La procédure de dépôt au système anti-plagiat est la suivante :

1) Ouvrez un mél vide (cette adresse sera associée à votre document, elle devra être réutilisée pour d’autres analyses éventuelles de ce même document).

N’oubliez pas d’indiquer vos nom, prénom et date de soutenance dans le corps du message.

2) Joignez, en un seul fichier au format PDF, l’intégralité de vos documents  (couvertures + remerciements + travail rédactionnel + annexes). Vous  pouvez compresser au format zip votre document s'il dépasse 30 Mo. Ne protégez pas vos documents avec un mot de passe !  Ne remplacez pas la pièce jointe par un de lien de téléchargement !

3) Envoyez votre thèse à l’adresse mél de dépôt Urkund :  rech-med-lille2.cnrsanalyse.urkundcom

4) Vous recevrez une confirmation par mél dans la minute accusant réception de votre document.  Conservez-le, c’est votre preuve en cas de litige. Si vous ne recevez rien, votre envoi n'est pas parvenu ou n'est pas lisible, vérifiez les consignes et renouvelez l'envoi.

5) Vous recevrez le rapport anti-plagiat dans un délai d'une semaine maximum, une copie est systématiquement adressée au Bureau des thèses.

S’il existe un taux de similitude élevé, l’étudiant sera invité à revoir sa thèse et à ventuellement compléter le manque de références. On lui demandera de renvoyer la version électronique après corrections. L’autorisation d’impression et de passation de la soutenancene sera  possible qu’après l'accord du contrôle anti-plagiat. Il  est  donc fortement conseillé d’attendre le retour d’analyse anti-plagiat avant l’impression de la thèse pour éviter des frais supplémentaires de réimpression.

Jean-Christophe Alexandre
Université de Lille
Direction des Systèmes d'Information
Tél. +33 (0)3 20 62 76 31
jean-christophe.alexandreuniv-lillefr  

Mise en page recto-verso
Il est d’usage de ne pas imprimer les thèses en recto/verso. Cependant, il est laissé à l’appréciation de l’interne la possibilité d’imprimer en recto/verso pour des raisons de présentation (figure à côté du texte) ou pour limiter le nombre de pages.

Couverture
Il faut strictement se conformer aux modèles :
- Maquette 1ère de couverture : Fichier Word (màj 11/6/20)
- Maquette 4ème de couverture : Fichier Word (màj 2/9/19)

Pour des raisons de classement dans la bibliothèque, la tranche doit être imprimée et faire apparaître le nom de l’auteur, le titre de la thèse et l’année. La couleur de la couverture doit être de préférence claire pour une meilleure lisibilité. Il convient donc d’éviter le rouge et les couleurs sombres.
Pour la version imprimée, il est recommandé de réaliser 2 fichiers : un fichier PDF complet (avec la 1ère de couverture, la thèse et la 4ème de couverture) qui sera imprimé sur papier, et un 2ème (uniquement avec la 1ère et la 4ème de couverture) qui sera imprimé sur carton.

Reliure
Pas de reliure en spirale sous peine de refus pour une meilleure lisibilité lors du classement vertical des thèses.

Exemplaires pour le jury
Deux semaines au moins avant la soutenance : remettre un exemplaire de thèse complet à chacun des membres du jury.

Version PDF pour l’archivage et la diffusion
Lors du dépôt à la BU, vous devrez remettre une version numérique de votre thèse au format PDF, pour l’archivage et la diffusion sur PEPITE.

Ce fichier PDF devra être complet (y compris la 1ère et la 4ème de couverture), mais il faudra retrancher les remerciements et dédicaces, qui ne doivent pas apparaître dans PEPITE pour des raisons de respect de la vie privée et des informations personnelles.

D’autre part, pour être accepté, ce fichier devra être valide. Pour cela, il suffit de le tester en ligne sur le site FACILE (https://facile.cines.fr/), et de le corriger au besoin (toujours sur le site FACILE).

Par acquis de conscience, ouvrez le fichier PDF pour vous assurer que les liens hypertextes fonctionnent, que les images et les caractères spéciaux s’affichent correctement, et que le PDF n’est pas protégé.

4 semaines avant la soutenance de la thèse, déposer les documents suivants au Bureau des thèses :

- la fiche de déclaration du sujet de thèse signée par le coordonnateur du DES (pour les internes issus des ECN 2017 et suivantes),
- la feuille de fixation de date (non scannée) signée par tous les membres du jury : président, assesseurs et directeur de thèse,
- l’imprimé de titre de la thèse signé par le président du jury,
- l'autorisation de diffusion de la thèse (seulement la partie Renseignements p. 1 et Signature de l’auteur p. 2).

Préparer la diffusion de sa thèse

Les thèses sont déposées au format électronique et diffusées en ligne sur PEPITE : pepite.univ-lille2.fr . La diffusion des thèses est un engagement scientifique de la Faculté de Médecine, qui se réserve la possibilité de diffuser les thèses sous réserve de l’autorisation du jury, des auteurs et de la valeur scientifique. Ces modalités sont définies dans l’autorisation de diffusion, signée par le jury, l’auteur et le Doyen lors de la soutenance, et s’appuient sur la Charte de diffusion des thèses et mémoires de l’Université de Lille.

Etant donné que la thèse est un travail universitaire, il faut savoir qu’elle sera a minima en diffusion restreinte (c’est-à-dire accessible en ligne pour les personnes ayant des identifiants de l’Université de Lille).

En fonction de la qualité de la thèse, de l’absence de plagiat et de l’éventualité d’une publication, le jury peut proposer une diffusion élargie (soit immédiatement, soit en différé). Dans ce cas, votre thèse sera accessible librement sur le web, via PEPITE et d’autres sites institutionnels (comme le SUDOC) : cela permettra une meilleure diffusion de votre travail et vous positionnera comme interlocuteur sur ce sujet. Cette deuxième option est vivement encouragée par la Faculté, à la fois pour développer la notoriété de ses étudiants et aussi pour que leur travail soit plus utile à l’ensemble de la communauté universitaire. La diffusion en ligne élargie n’est pas du tout incompatible avec une publication en cours. Dans ce cas, il suffit d’opter pour une diffusion élargie différée.

En tant qu’auteur, vous pouvez néanmoins vous opposer à une diffusion élargie proposée par le jury, et préférer une diffusion restreinte, sans en justifier le motif.

Il s’agit d’une exception très précise, où un dépôt de brevet lié au travail de l’étudiant est en cours. Dans ce cas, aucune dérogation n’est envisagée pour le dépôt de la thèse, mais il faut le signaler à la BU et joindre un accord de confidentialité signé par le directeur de thèse avec une date de fin de confidentialité.
Avec ce document, vos exemplaires de thèse papiers et électroniques seront conservés dans une armoire sous clef à la BU sans aucune diffusion pendant la période de confidentialité définie. Cela ne dispense pas de remplir l’autorisation de diffusion, qui s’appliquera à l’expiration de la période de confidentialité.
Vous pouvez également fournir si vous le souhaitez une clause de confidentialité qui sera signé par Monsieur le Doyen ou par son représentant.

Vous devrez fournir à la BU (Pôle Formation) au moins deux semaines avant la soutenance :

- un exemplaire de thèse complet signé par le président du jury à la conclusion,
- un exemplaire PDF sans les remerciements,
- le formulaire de référencement BU à télécharger dans l’onglet Thèses.

Veillez à bien rapporter tous les documents que vous aviez empruntés à la bibliothèque, car ils vérifieront que vous êtes bien en règle. En échange, il vous sera délivré un quitus de bibliothèque, nécessaire à la soutenance.

Au plus tard 10 jours avant la soutenance : rapporter le quitus original de la BU au Bureau des thèses pour compléter le dossier de soutenance.